테크플러스

화상회의, 협업 툴 원격근무 솔루션 춘추전국시대

신종 코로나바이러스감염증(코로나19) 확산으로 인해 다양한 재택, 원격근무 툴이 쏟아지고 있다. 화상회의 솔루션을 비롯해 기존 업무에 널리 쓰이던 비즈니스 협업 툴도 사용자 니즈에 맞춰 종류와 기능도 빠르게 변화하고 있다.

줌, 슬랙, 팀즈, 리모트미팅, 잔디, 비즈플레이 등등 글로벌 서비스부터 국내외 중소기업, 스타트업까지 가히 춘추전국시대라고 할 만하다. 과거에는 외국계 기업이나 정보통신기술(ICT) 기업, 대기업 일부에서만 이용했을 것 같은 비즈니스 협업 툴을 일반 기업에서 이용하는 사례가 늘고 있다.

오늘 소개하는 서비스는 네이버 자회사 웍스모바일에서 개발한 비즈니스 협업툴 '라인웍스'다. 협업 툴 라인웍스는 최근 소기업을 대상으로 '무료(free)' 상품을 내놓아 주목받고 있다.

유료 서비스이거나 한시적 제공 일 때는 망설였지만, 무료라면 한 번 이용해보지 않을 이유가 없다. 라인웍스 프리(Free)는 조직도를 기반으로 메시지, 캘린더, 게시판, 설문 서비스 등을 이용할 수 있으며 공용 용량 5GB를 제공한다. 최대 100명까지 이용이 가능하다.

라인웍스를 만든 웍스모바일은 2015년에 네이버에서 글로벌 기업간거래(B2B) 시장을 목표로 분사 독립한 회사다. 잘 알려져 있지 않지만, 2016년 일본에서 서비스를 개시한 이래 비즈니스 채팅 시장에서 4년 연속 1위를 지키고 있다고 한다. 일본의 국민 메신저가 된 '라인'과 연동으로 사내 동료뿐만 아니라 외부 고객과도 소통할 수 있는 차별화된 기능을 인정받은 덕분이다.

한국에서도 사회적 거리두기와 재택근무, 온라인 쇼핑의 급증 등으로 비대면 서비스 요구가 늘어나면서 라인웍스에 대한 관심이 높다. 네이버가 스마트스토어 판매자를 대상으로 무료 서비스를 제공하면서 지명도도 올라갔다. 라인웍스에 따르면 상반기에만 한국 기업의 도입 건수가 지난 3월 전년 동기 대비 10배 이상 증가하는 상승세를 보였다고 한다.

라인웍스 써보니, '라인(LINE)'으로 일하자~

회사에서 일할 때 같은 사무실에 있든 원격으로 재택근무를 하든 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 채팅을 해야 할 때가 많다. 이럴 때 협업 툴을 찾기도 하지만, 제일 만만한 것이 '카카오톡(카톡)'이기도 하다. 솔직히 여러 사람이 같이 일할 때 사용하는 소프트웨어(SW)가 협업 툴인데, 이용할 때마다 왠지 어렵고 사용법을 따로 배워야 할 것 같은 느낌을 주는 반면, 메신저라면 쉽게 다가온다.

하지만 개인적으로 쓰는 카카오톡같은 메신저를 회사 업무용으로 쓰고 있으면 일과 사생활의 경계가 사라지는 것 같은 피로감을 느끼기도 한다. 퇴근 이후에 친구와 회사 사람이 모두 섞여있는 메신저 서비스를 한꺼번에 차단할 수 없고, 아예 신경을 끄고 있기도 어렵다.

한편에서 무심코 사진이나 자료 공유를 하다 개인적 메시지를 회사 업무용 대화방에 올리는 실수를 할까 두려워지기도 한다. 실제로 이런 실수는 제법 자주 일어나는 일이다.

외국계 기업도 아니고...굳이 복잡한 기능을 제공하지 않아도 간단하게 자료를 공유하면서 보안적으로도 안심이 되는 업무용 메신저 혹은 협업 툴을 사용했으면 좋겠다는 생각이 든다.

네이버에서 만든 라인웍스가 바로 그런 메시지 중심 협업 툴이다. 협업 툴이면서 비즈니스 메신저로 이용하기 편리한 서비스다. 메시지 메신저를 기반으로 추가 기능이 제공된다는 생각하면 이용하기 쉽다. 한마디로 비즈니스용 라인 같다.

아마 일본 사람들에게도 우리가 카톡을 업무용으로 쓰면서 느끼는 비슷한 스트레스가 있었을 것이라는 생각이 든다. 일본 사람들은 사생활을 중요시 여겨서 업무에 쓰는 명함에 회사 사무실 번호만 있고, 개인 휴대번호도 표시하지 않는 경우가 많다. 라인을 업무용 커뮤니케이션 툴로 쓰기는 꺼려지는데, 비슷한 UI의 업무용 메신저로 '라인웍스'를 이용하는 게 편했던 게 아닐까 싶다.

라인웍스는 모바일 메신저인 라인이나 카카오톡에서 하듯이 동료와 채팅(메시지)을 주고받으면서 자료를 보관하고 공지를 올릴 수 있다. 무료 서비스에는 제공되지 않지만, 유료 서비스에는 메일과 스토리지 서비스도 제공한다.

메신저처럼 이용하면서도 내가 아는 사람(관리자가 초대해서 승인한 사람)만 이용할 수 있기 때문에 보안 면에서도 상대적으로 믿을만하다. 팀 내 알려야 할 공지사항을 올리고 설문조사를 진행하고, 사업 형태에 따라 게시판에 올릴 수 있는 일일보고나 매출 관리 등도 템플릿으로 제공받을 수 있다. 캘린더를 이용해 팀 내 일정 관리도 할 수 있다.

무엇보다 기존 글로벌 협업 툴 사용이 낯설었던 국내 이용자에게 네이버와 밴드, 라인 등으로 친숙한 유저인터페이스(UI)를 가진 것이 장점이다. 심지어 라인의 귀여운 스티커, 이모티콘도 그대로 사용할 수 있다.

라인웍스, 개설은 관리자가 먼저 시작하자

라인웍스를 실제로 이용해보자. 메신저 형태이긴 하지만, 폐쇄적인(초대하고 승인된 사람만 이용 가능) 서비스이기 때문에 업무용으로 쓸 때는 단체나 회사의 관리자가 먼저 개설해야 한다. 단체나 회사의 관리자가 회사 공간을 개설하고 멤버를 초대하고 승인하는 방식이기 때문이다.

개설하는 방법은 기존 라인 계정을 이용하거나 휴대전화 인증만으로 간단하다. 휴대전화 인증을 하고 라인웍스에서 이용할 우리 회사의 이름이나 단체의 이름을 입력한다. 이름은 나중에 수정도 가능하니까 너무 어렵게 생각할 필요는 없다. 그리고 가입자의 이름과 로그인 시 사용할 ID와 비밀번호를 입력한다.

비즈니스용 모바일 메신저(+협업 툴)로 활용할 생각에 아예 처음부터 모바일 앱으로 가입했다. 물론 모바일 앱으로 가입해도, PC 앱을 따로 깔면 로그인과 사용 모두 가능하다.

회사 계정(공간)이 만들어졌고, 이제 멤버를 초대해야 한다. 초대는 라인, 모바일 문자 메시지(SMS), QR코드, 기타 카카오톡 대화방이나 페이스북, 트위터, 슬랙 등에도 공개 메시지로 올릴 수 있다. 초대를 받은 사람도 관리자가 승인해야만 이용할 수 있다. 무료 서비스를 이용하기 때문에 구성원으로 100명까지만 이용할 수 있다. 유료 버전에선 구성원 숫자 제한이 없다.

라인웍스는 PC와 모바일 모두로 이용할 수 있는데, 제공하는 기능은 똑같다. 단, 화상채팅을 할 때 화면 공유 기능은 PC만 가능하다.

다른 협업 툴을 이용할 때 PC버전에 비해 모바일 버전은 제한적이거나 최적화가 되어있지 않다는 느낌을 받을 때가 있는데, 라인웍스는 제공하는 기능이 비교적 단순하기 때문에 비즈니스 메신저용으로 모바일에 최적화되어있다는 생각이 든다. 원격으로 외부에서 일할 때 사용하기 편할 것 같다는 생각이 들었는데, 실제로 회사 측도 현장 일을 하는 사람을 고려해서 만들었다는 설명을 했다.

일할 때 메신저로 팀원과 대화를 많이 하면서 일하는 편이라면, 라인웍스는 마치 기존 채팅창처럼 이용할 수 있다. 앞서 말했던 라인 고유의 스티커, 이모티콘과 화면 캡쳐, 편집, 저장 기능을 모두 똑같이 제공한다.

그룹채팅에 제공하는 기능처럼 특정인에게만 멘션(댓 메시지)을 할 수도 있다. 멘션이 올 때는 알림도 받을 수 있다.

요즘 비즈니스 협업 툴에서도 필수 기능이 된 화상회의 기능도 지원한다. 메시지 창에서 바로 음성, 화상 통화 기능을 지원한다. 무료 버전에선 일대일(1:1)만 지원하고, 유료 서비스에서 동시에 최대 200명까지 음성, 화상 통화를 할 수 있다.

공지나 게시판에서 읽은 사람을 표시하고, 읽지 않은 사람에게 다시 알림을 보낼 수 있는 기능도 유용해 보인다. 일할 때 은근 공지사항에 대해 '그것 못 봤는데요' '놓쳤어요'라고 말하는 경우가 있는데, 이 기능을 활용하면 좋을 것 같다.

관리자가 승인한 사람은 라인웍스를 이용해서 친구를 맺지 않고도 외부 라인 사용자와 메시지로 대화를 나눌 수 있다.

이때 외부 라인 사용자는 나를 친구로 등록해야 한다. 회사의 공식 계정을 이용하는 것이기 때문에 개인 메신저를 노출하지 않으면서 고객과 상담할 수 있어 편리하다. 외부 사용자 대상 설문도 보낼 수 있다고 한다.

지금까지 라인웍스 무료 서비스를 간단히 이용해봤다. 비즈니스 채팅 메신저라는 기능에 충실하게 깔끔한 디자인과 다양한 추가 기능을 달리 가이드를 찾을 필요 없이 기존 채팅 메신저를 이용하는 것처럼 쓸 수 있었다.

메시지에 실시간 번역 서비스(영어, 일어, 중국어, 프랑스어)까지 제공하는 것도 인상적이었다. 유료 서비스 이용 시 제공받을 수 있는 메일 서비스는 네이버 인터페이스와 똑같다고 한다. 메일도 메시지 서비스와 마찬가지로 파파고 번역 서비스를 지원한다.

라인웍스는 외부에서 원격 근무를 많이 하는 중소기업 중에 별도의 그룹웨어나 업무용 메신저를 쓰지 않는 회사라면 한 번쯤 고려해볼 만한 서비스라는 생각이 들었다. 다만 무료 서비스에서 제공하는 공용 저장 공간이 5기가바이트(GB)이기 때문에 장기 이용을 고려한다면, 유료 사용이 불가피해 보인다.

테크플러스 에디터 김명희 

tech-plus@naver.com