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직장인이 꼭 알아야 할 이메일 에티켓

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피플앤잡 작성일자2018.11.09. | 2,821 읽음

직장에서 간편하고도 확실하게 동료들과 소통할 수 있는 방법은 이메일입니다. 사람들을 만나야 하는 번거로움을 줄이고, 기록도 남게 돼 보다 정확한 소통을 할 수 있죠. 그러나 절차가 쉬운 만큼 실수를 할 위험도 높습니다. 기본 에티켓을 지키지 않으면 자칫 무례해 보일 수도 있기 때문입니다. 다음과 같은 팁을 통해 이메일로 정중하게 소통할 수 있을 것입니다.

뒹굴뒹굴

# 업무 전용 이메일 주소 사용

개인적인 용도로 사용하던 온라인 아이디를 업무용 이메일로 사용하는 것은 좋지 않습니다. 수신자가 이메일 주소만으로도 발신자가 누구인지 유추할 수 있을 정도의 간결한 업무 전용 이메일 주소를 사용하는 것이 좋습니다.

# 올바른 수신자인지 확인, 또 확인

출처 : @loufre

내 메시지를 받는 사람이 올바른 사람인지, 거듭 확인해야 합니다. 특히 다양한 분야와 협업을 하는 직종이나, 규모가 큰 기업에 다니는 분들이라면 동명이인이나 비슷한 이름을 가진 사람들에게 메시지가 잘못 전송되는 실수가 없도록 주의하는 것이 좋습니다.

# 참조에는 꼭 필요한 사람만

업무를 위해서는 많은 정보를 함께 공유해야 하는 상황이 많습니다. 그러나 관련도 없는 일까지 강제로 공유하게 되는 상황을 원하는 사람은 없겠죠. 이메일의 참조란에는 해당 메시지를 함께 공유해야 하는 꼭 필요한 사람만 추가해야 합니다.

# 제목은 직접적이고 명확하게

매일 쏟아지는 수십 건의 이메일을 확인하는 것도 업무의 일종입니다. 일일이 클릭해 내용을 읽어보아야만 알아차릴 수 있는 이메일은 때로는 성가실 수 있습니다. 이럴 땐 제목을 직접적이고 명확하게 작성하세요. ‘회의 날짜 변경’, ‘발표에 대한 피드백’ 등 수신자가 쉽게 알아차릴 수 있을 만한 내용을 짧고 간결하게 표기하는 것이 좋습니다.

# 메시지에 대상의 이름을 정확히 작성했는지 검토

이는 엉뚱한 사람에게 메시지를 보내는 것보다 더욱 결례일 수 있습니다. 나에게 전송된 메시지임에도 불구하고, 내 이름이 잘못 작성되어 있다면 무척 불쾌하겠죠. 받는 사람의 이름과 존칭, 직함 등을 제대로 작성했는지 꼼꼼하게 검토해보아야 합니다.

# 발신자의 정보 포함하기

더욱 빠르고 정확한 소통을 위해서라면, 이메일의 끝부분에 발신자의 기본적인 정보를 담는 것이 좋습니다. 성명, 직함, 연락처 정보와 회사 이름 등을 간결한 형식으로 포함하세요. 단, 사진이나 삽화 등 불필요한 내용을 추가하는 것은 바람직하지 않습니다.

# 기밀 사항은 주고 받지 말자

이메일은 늘 기록을 남깁니다. 내가 작성하는 것을 다른 사람이 볼 수도 있다는 사실을 간과하면 안됩니다. 기업과 업무의 중요 기밀이나 나와 타인에 대한 개인적인 내용 등은 이메일을 통해 주고받지 않는 것이 좋습니다.

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