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시간에 쫒기지 않고 일하는 방법

조회수 2021. 1. 29. 12:00 수정
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매번 시간에 쫓겨 헐레벌떡 일을 처리하는 기분이 드시나요? 바쁘긴 한데, 막상 처리되는 일은 별로 없는 느낌인가요? 혹은, 시간에 쫓겨 업무 처리에만 중점을 두다 보니 성과는 잘 나오지 않는 기분인가요? 


우리를 바쁘게 만드는 외부 환경은 통제할 수 없지만, 적어도 우리 자신의 시간과 업무 환경은 나름대로 바꾸어볼 수 있습니다. 일단 개인적인 차원에서 우리의 능력껏 업무 환경을 바꾸어, 소화하기 힘들어 보이는 업무량에 제대로 맞서보는 건 어떨까요? 그 시작은 바로 시간 관리입니다. 최고의 시간 관리 전문가는 남이 정해준 시간이 아닌, 자기 자신이 정한 시간대로 사는 사람이라는 점을 알아둡시다.

전체적인 생활의 시간을 구분한다

직장인의 전체적인 생활을 그려 보았을 때, 생활을 일하는 시간, 잠자는 시간, 여가 시간으로 나눌 수 있습니다. 일하는 시간을 효율적으로 사용하기 위해서는 다른 시간들도 현명하게 관리할 줄 아는, 큰 그림을 그리는 능력이 가장 먼저 뒷받침되어야 합니다. 


전체 파이 중에서 일하는 시간이 수면 시간이나 여가 시간으로부터 좋지 않은 영향을 받으면 안 되겠죠. 다른 시간을 잘못 운용하여 일하는 시간의 절대량이 줄어들거나, 일하는 시간 동안의 컨디션이 악화되면 결국 효율성이 떨어진 채로 지지부진하다 시간에 쫓겨 일하게 되기 때문입니다. 그렇기 때문에 먼저 전체적인 생활에서 각 영역의 시간을 먼저 잘 배분하고, 일하는 시간 외의 다른 시간도 현명하게 관리할 줄 알아야 합니다.

출퇴근 시간에 전체적인 그림을 그린다

한 조사 결과에 따르면 한국 직장인의 출퇴근 시간은 평균 1시간 26분이라고 합니다. 이 시간을 단지 이동하는 데만 쓰지 말고, 출근할 때에는 그날 회사에 가서 할 업무의 순서를 배열하거나 관련 아이디어를 핸드폰이나 메모지에 적어놓는 시간으로 활용하고, 퇴근할 때에는 오늘의 일과를 순서대로 정리한 뒤 내일 할 일 중 가장 중요한 것 한 가지만 정해놓는다는 마음으로 업무를 정리하는 게 좋습니다. 다음날 출근길에 생각할 거리가 잠재의식 속에 자리잡아 다음날에 이어서 일과를 계획하는 데 도움이 될 것입니다.

일의 우선순위를 정한다

매우 중요하고 기본적인 사항이지만 많은 직장인들이 지키지 못하는 것 중 하나입니다. 일이 너무 많을 땐 당장 코앞에 닥친 일, 눈앞에 보이는 일을 마구잡이로 처리하게 되는데요. 이보다는 목록을 작성해보는 게 좋습니다. 급할수록 돌아간다는 마음으로, 먼저 해야 할 일들을 다 써내려간 뒤 중요도, 시급함, 소요 시간 등에 따라 우선순위를 정해 순서대로 배열해보세요. 주변에 휩쓸리지 않은 채 나만의 중심을 잡은 기분으로, 바쁘지만 차분하게 일을 처리할 수 있는 마음가짐이 생길 것입니다.

나만의 마감 시간을 정한다

마감 시간이 늦으면 늦은 일일수록 급한 일부터 처리하느라, 혹은 단지 일을 하기가 싫다는 이유로 쉽게 일을 뒤로 미루게 됩니다. 결국, 마감이 얼마 남지 않은 짧은 기간 동안 정신없이 바쁘게 일을 몰아서 처리하게 되는 사태가 발생하죠. 하기 싫더라도, '완벽하진 않아도 대충이라도 미리 스케치를 해놓자'는 생각으로 미리 일을 시작하세요. 일주일 뒤에 보내야 하는 일이라면 4~5일 후로 나만의 마감 시간을 정해놓고 시작하는 것입니다. 각 업무별로 나만의 마감 시간을 정해놓고 천천히 업무에 착수해 보세요. 숨가쁘게 일하는 날들이 줄어들 것입니다.

금방 처리할 수 있는 일과 그렇지 않은 일을 구분한다

금방 처리할 수 있는 일, 일명 'Shallow work'는 약간의 논리력과 행정 능력만으로 금방 처리할 수 있는 업무를 말합니다. 이메일 및 전화 주고 받기, 단순한 보고서 작성 등이 있겠죠. 그리고 꽤 많은 시간과 에너지 및 사고력을 투자해야 하는 일, 일명 'Deep work'가 있습니다. 이 둘을 구분하여 업무 처리 방식을 다르게 해보세요. 'Shallow work'는 미루지 말고 바로바로 처리하는 습관을 들이고, 'Deep work'는 별도의 시간을 할애하여 쭉 집중할 수 있는 환경을 만드는 게 좋습니다. 'Shallow work'를 위한 스케쥴을 따로 짜는 건 비효율적인 시간 관리와 직결됩니다.

필요할 땐 용감하게 거절한다

생산성과 직결되는 가장 위험한 단어가 무엇인지 아시나요? 바로 "yes"입니다. 업무량이 많더라도 최대한 효율적으로 시간을 배분하여 일을 깔끔하게 처리하는 모습을 보이면, 상사는 업무량이 적절하다고 생각하고 일을 더 주려고 하기 쉽습니다. 혹은 불필요하게 자잘한 업무나 연락 등으로 업무를 방해하기도 하죠. 


이럴 때엔 단호하게 "어렵습니다", "힘듭니다", "아니요"를 외치세요. 그 대신 이유를 명확히 설명해야겠죠. 본인이 'Deep work'를 위해 따로 시간을 꽤 할애하고 있다는 것을 피력하세요. 워렌 버핏은 이렇게 말한 적이 있습니다. "성공한 사람과 매우 성공한 사람의 차이는, 매우 성공한 사람은 대부분의 사항에 "no"를 말한다는 데에 있다."

일을 시작하기 전 나만의 의식을 만든다

회사에 출근해 자잘한 업무를 처리한 뒤 본격적으로 집중력이 필요한 업무에 착수할 때, 잠시 숨을 고르고 마음을 새롭게 다잡을 수 있는 나만의 의식을 만들어 보세요. 책상 정리, 커피 내리기와 같은 단순하고 쉬운 일로도 충분합니다. 이런 의식은 뇌에게 '이제 중요한 일에 들어가기 위한 집중력 모드로 전환한다'는 메시지를 전달해줍니다. 정신적인 상태뿐 아니라 신체적인 컨디션도 업무에 집중할 수 있는 준비를 하게 되겠죠. 


뿐만 아니라 이런 나만의 의식을 일 시작 전에 꾸준히 실행하다보면 끝없이 미루는 습관을 극복할 수 있게 해줄 것입니다. 이런 의식을 한 뒤엔 업무에 바로 착수하게 되니까요. 이런 습관은 당연히 시간에 쫓겨 일에 치이는 사태를 줄여주겠죠.

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