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이메일 업무에 쓰는 시간을 반으로 줄이는 꿀팁 5가지

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[HBR/하버드비즈니스리뷰] 컨설팅업체 맥킨지 분석에 따르면 사무직 근로자는 이메일을 읽고 답하는데 평균 업무시간의 28%를 사용한다. 미국 풀타임 근로자는 매일 평균 120건의 이메일을 받고, 읽고 답하는 데 2.6시간을 쓴다.

 

이메일의 홍수 속에서 살아남기 위해 대부분 사람들은 두 가지 극단적 방법 중 하나를 사용한다. 받은편지함을 강박적으로 정리하거나, 아예 포기한다.

 

일부는 양극단이 아닌 절충을 택한다. 이메일을 가끔만 확인하는 것이다.

 

과학적 연구 결과를 바탕으로 근로자의 시간관리법을 가르치는 회사 자바나(Zarvana)는 이메일 작업에 쓰이는 시간의 절반 이상인 1시간 21분을 절약할 수 있는 방법을 알아냈다.

 

과연 어떻게 시간을 절약할 수 있을지 HBR 2019.3-4호에 실린 기사를 요약해 소개한다.

1. 이메일 도착 알림을 끄고, 그 대신 1시간에 한 번씩 확인한다.


사람들은 이메일을 너무 자주 확인하느라 매일 21분을 낭비한다. 사람들은 하루 평균 15번 이메일을 확인한다. 37분마다 확인하는 셈이다. 과연 이메일을 보낸 사람들이 그렇게 빠른 시간 안에 답장이 오길 기대할까? 그렇지 않다.

 

오직 고객의 11%, 동료 직원의 8%만이 1시간 안에 답장이 오길 기대한다. 40%의 사람들은 최소 1시간이 지나야 답장이 온다고 생각한다.

 

만약 우리가 37분마다가 아니라 1시간마다 이메일을 확인한다면, 하루에 불필요하게 이메일을 열어보는 횟수를 6번은 줄일 수 있다.

 

일부 연구에 따르면 사람들이 이메일 확인을 위해 잠시 업무를 중단했다가 다시 완전히 돌아오기까지 길게는 23분 15초가 걸린다고 한다.

 

사람들은 주로 받은편지함에 들어거나 컴퓨터 스크린 한쪽 구석 혹은 휴대전화 화면에 나타나는 이메일 도착 표시를 보며 그때마다 몇 초의 시간을 빼앗긴다. 이런 방해는 일종의 비용이다.

 

워싱턴대의 소피 리로이 연구원은 "과제 A를 계속 생각하면서 과제 B를 하면 두 과제를 동시에 처리할 인지능력이 떨어지게 되고, 결과적으로 두 과제 모두 완벽하게 수행해내지 못한다"고 설명한다.

 

정리하자면 우리는 불필요하게 6번 더 이메일을 확인하고, 스크린의 이메일 도착 표시를 보느라 업무에 방해를 받는다. 그리고 다시 업무로 돌아오기까지 하루 21분의 시간을 빼앗긴다.

 

해결책은 간단하다. 이메일 도착 표시 알림을 끄고, 시간을 미리 정해서 1시간마다 5~8분씩만 이메일을 확인하면 된다.

 

일부 직업, 일부 사람들에게는 불가능한 방법일 수도 있다. 또한 모든 메일을 철저하게 관리하고 몇 분 내 즉시 답장하는 데 익숙해진 사람들은 불편하게 느낄 수도 있다.

 

그러나 한 번 시도해보면 대부분은 그 정도로 답장을 신속하게 보낼 필요가 없었음을 깨닫게 될 것이다.

2. 이메일을 처음 읽고 난 뒤 바로 받은편지함에서 빼낸다.


어떤 사람은 더 이상 받은편지함에서 이메일을 정리할 필요 없다고 주장한다. 일반 이메일 애플리케이션의 검색 기능이 좋아지면서 수천 개의 이메일이 쌓여 있어도 필요한 이메일을 쉽게 검색할 수 있기 때문이다.

 

맞는 말이지만, 그게 전부는 아니다. 검색은 오래된 이메일을 찾는 가장 빠른 방법이다. 그러나 받은편지함이 가득 차면 다른 이유로 인해 시간이 낭비된다.

 

받은편지함이 가득 차면 이메일을 확인할 때마다 같은 이메일을 반복해서 보게 된다. 이메일이 쌓여 있기 때문에 어쩔 수 없이 읽게 된다.

 

받은편지함에는 평균 200개 이상의 이메일이 쌓여있고, 매일 120개가 새로 들어온다. 그러나 사람들은 보통 25%에 대해서만 답장을 한다. 따라서 이메일을 의식적으로 정리하지 않으면 계속 쌓일 수밖에 없다.

 

사람들은 받은편지함에 하루 평균 15번씩 들어가고, 미리보기 텍스트를 읽는 데만 이메일 하나당 최소 4초를 쓴다. 접속하면 바로 컴퓨터 화면에 뜨는 이메일, 전체의 약 10%만 다시 읽는다고 가정해도 하루 평균 27분을 손해 보는 셈이다.

 

이메일 보관기능이 없어 받은편지함에서 다른 보관함으로 일일이 이메일을 옮겨야 하는 경우 하루 5분이 걸린다. 그렇다 해도 하루 평균 22분은 절약할 수 있다.

 

어느 경우든 이메일을 한 번만 보도록 하는 게 필요하다. 즉, 이메일을 처음 읽고 난 후 항상 보관함으로 옮기거나 삭제해야 한다.

 

나중에 답장해야 하는 이메일인 경우 이 방법을 적용할 수 없다고 생각할지 모른다. 그러나 나중에 답장해야 하는 이메일이라 해도 이미 읽었다면 다시 읽을 필요는 없다.

 

행동을 취해야 하는 과제일 뿐이다. 따라서 받은편지함에서 해야 할 일 리스트(to do list)로 옮겨서 처리해야 한다.

3. 이메일을 다시 찾을 때는 검색 기능을 이용한다.


근로자들은 자신이 받은 이메일 중 37%에 대해 답장하기를 뒤로 미룬다.

 

나중에 답장할 때 예전에 읽었던 이메일을 찾는 작업도 상당히 큰일이다. 따라서 대부분의 사람들은 이메일을 주제, 사람, 종류별로 폴더를 만들어 구분·보관한다.

 

평균적으로 사람들은 5일에 한 번씩 새로운 이메일 폴더를 만든다. 현재 보유한 폴더 개수도 평균 37개나 된다.

 

그러나 폴더를 클릭해 필요한 이메일을 찾는 방법은 키워드 검색 방법보다 약 9% 느리다. 'from:connet@zarvana.com'과 같이 이메일 주소를 이용해 검색하는 방법보다도 50% 느리다. 

 

해결책은 검색이다. 이메일과 해야 할 일 리스트를 통합하는 방법도 있다.

 

이미 읽은 이메일을 특정 주소로 보내서 해야 할 일 리스트로 자동 변환할 수도 있고, 아니면 이메일 애플리케이션에 포함돼 있는 해야 할 일 리스트 앱에 추가할 수도 있다. 이런 방법을 병행하면 매일 14분이 절약된다.

4. 이메일 폴더는 2개만 만들면 충분하다.


37개의 폴더는 대게 이메일 애플리케이션 왼쪽에 표시된다. 그런데 폴더의 문제는 사람들이 이메일 작업시간의 약 10%를 보관함 분류에 쓴다는 점이다.

 

이 작업은 두 단계로 이뤄진다. 먼저 어떤 이메일을 보관할지 결정하고, 해당 이메일을 폴더로 옮겨야 한다. 선택지가 많을수록 결정에 많은 시간이 걸린다.

 

이메일을 다시 찾는 데 폴더는 필요하지 않다고 앞서 설명했다. 우리는 대부분 사람들에게 단 2개의 폴더만이 필요하다는 사실을 발견했다.

 

이메일이 받은편지함에 들어오면 둘로 분류된다. 이미 읽었지만 추가적인 행동이 필요한 이메일은 '보관 폴더', 아직 읽지 않은 이메일은 '읽기 폴더'에 넣으면 된다.

 

이메일을 받은편지함에서 옮겨 정리하기 위한 폴더가 적어도 하나는 필요하다.

 

우리는 37개의 폴더를 2개로 줄이며 절약되는 시간을 계산했다.

 

이를 위해 사람이 무언가를 결정하는 데 걸리는 시간은 선택지의 수에 따라 결정된다는 힉스의 법칙(Hick's Law)를 사용했다. 이 법칙에 따르면 선택지가 37개인 경우 2개인 경우보다 5배 더 긴 시간의 결정이 걸린다.

5. 쓸데 없거나 덜 중요한 이메일들을 개별적으로 처리하지 않는다.


이메일관리솔루션 업체 세인박스(Sanebox)에 따르면, 전체 이메일의 62%는 중요하지 않으며 한 번에 처리할 수 있다. 그러나 한 번에 처리하는 데도 시간이 소요된다.

 

평균적으로 사람들은 뉴스레터 같은 그룹 메일의 20%를 열어보고 읽는 데 하루 4분 이상을 쓴다. 이메일 하나에 15~20초가 걸린다. 바로 삭제한다 해도 이메일 하나에 평균 3.2초, 합치면 3분 이상이 들어간다.

 

긴 시간은 아니지만, 수신을 원치 않는 이메일을 그냥 받고 일일이 삭제하기보다 수신 동의를 취소하거나 수신 거부를 해야 낭비되는 시간을 절약할 수 있다.

 

쓸데없는 이메일을 개별적으로 처리하는 습관을 없애기 위해 3가지 방법을 이용해 보자. 실제로 읽는 뉴스레터는 자동 필터를 이용해 옮기고, 읽지 않는 이메일은 수신 동의를 취소하고, 취소한 뒤에도 계속 들어오는 스팸메일은 차단한다.

출처 세계적 경영 저널 HBR 2019. 3-4월 호

필자 맷 플러머

인터비즈 정서우 김재형 정리
inter-biz@naver.com

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