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무작정 따라하기

회사에서 직접 깨지며 배운 '제대로 보고하는 법'

모두를 위한 보고서는 없다. 슬프게도.

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직장의 글쓰기는
고객이 존재한다

상대방 중심의 글쓰기

강 대리는 팀장이 사이코 같다고 생각합니다. 불과 지난주에는 보고서에 제대로 된 근거 자료가 없다고 불평하더니, 이번 주 보고서는 정신 사납게 근거 자료를 잔뜩 써놨다고 지적입니다.


도대체 어디에 장단을 맞춰야 할지 모르겠네요. 강 대리가 컴퓨터 화면을 바라보며 한숨을 쉬자 지나가던 최 선배가 다가옵니다.

“왜, 무슨 일인데 그래?”


“보고서 때문에요. 내일까지 써오라고 하시는데 방향을 어떻게 잡아야 할지 모르겠어요. 지난주 보고서 포맷대로 똑같이 했는데 왜 뭐라고 하시는지 모르겠어요.”


“그래? 이 보고서는 누가 볼 건데?”


“팀장님이죠.”


“팀장이 혼자 보기 위한 개인 자료라고? 그러면 까다롭게 굴지 않을 텐데. 팀장도 누군가에게 보고하려고 시킨 거겠지. 어디에 필요한지 물어보지 않았어?”


“그건 물어보지 않았는데요. 그게 중요한 거예요?”


“당연하지. 지금 새로운 교육 프로그램 도입에 관해 쓰는 거지?


"만약 재무팀 예산을 따려고 쓰는 거라면 비용 대비 효과가 얼마나 좋은지 강조해야지. 또한, 이걸 도입하고 나서도 잔여 예산이 넉넉할 뿐 아니라 궁극적으로 비용이 절감되는 거라고 덧붙이고. 만약 노조 위원회에 보낸다면 이게 직원 복지에 기여할 뿐 아니라 업계 평균보다 과감하고 획기적인 투자라고 써줘야지. 경영자에게 보내는 보고서라면 회사가 가진 비전과 핵심 경쟁력에 이 교육이 어떻게 기여할 수 있는지를 강조해야 하고.” 


“어…. 그런 거예요? 그럼 좋은 점을 다 쓰면 어때요?”


“과감한 투자이자 최대한 저렴한 비용이라고? 그걸 다 쓰는 순간 보고서가 온통 모순투성이가 될걸.”


내가 쓰는 보고서의
최종 소비자가 누구인가?

대체 누굴까요?

출처아는 형님

알록달록한 정육면체 큐브는 각 면이 다른 색깔로 되어 있습니다.


보는 방향에 따라 파란색 또는 빨간색으로, 또는 알록달록한 여섯가지 색이 섞여 있는 것으로 보이겠지요. 이걸 가지고 이 큐브는 빨간색이 중요하다, 노란색이 중요하다 언쟁할 필요가 없습니다.


그저 방향에 따라 다른 것뿐이니까요.

회사 보고서도 마찬가지입니다. 최종 소비자가 누구인지에 따라서 보고서를 노란색으로 할지, 파란색으로 할지 정해야 합니다.


만약 경영진에게 보고하는 것인데 실무 용어나 줄임말을 잔뜩 써놨다면 곤란합니다. 또, 다른 기관과 협상하러 가는 본부장을 위한 자료라면 공격과 수비를 잘할 수 있는 객관적 데이터를 가능한한 많이 만들어야지 두루뭉술한 말만 적어서는 안 됩니다.


그러니 직장 사수가 시키든, 팀장이 시키든 처음부터 제대로 물어봅시다.

이 질문이 일을 1/10로 줄여줍니다!


“어디에 필요한 건가요?

(누가 요청한 건가요?)

〓 이 글의 최종 소비자가 누구인가요?”


하고 싶은 얘기가 아니라,
듣고 싶어 할 얘기를 쓰자

대학원에서 지도교수님이 해준 얘기가 있습니다.


“사실 석사 논문은 학문적으로 거의 가치가 없어. 그런데 논문을 쓴 졸업생과 수료생을 다르게 대하는 이유가 뭔 줄 알아?


첫째는 프로젝트를 기획해서 끝까지 마치는 과정을 훈련했다는 거야.


그리고 둘째는 아무리 아까운 자료라도 주제에 맞지 않으면 전부 버리는 연습을 했다는 거지.”

여러분 지치지마세요.

출처아는 형님

직장의 글쓰기도 마찬가지라고 생각합니다. 아무래도 가장 자신 있게 하고 싶은 얘기를 쓰고 싶게 마련입니다. 게다가 정말 고생해서 만든 표나 분석 자료라면 꼭 보고서에 넣고 싶죠.


마음은 충분히 이해합니다만 오늘부터 그 마음을 살포시 내려놓으시길 바랍니다. 전체적인 내용과 겉돌면 당연히 빼야 합니다. 아웃라이어outlier가 여러 개 나타나는 순간 전체 보고서의 논점이 이상해지거든요. 아까워서 놔뒀다간 곧장 이런 얘기가 나올 거에요.

“그래서 이 보고서가 하려는 얘기가 뭐에요?”


영혼을 갈아 넣어 만든 보고서를 100페이지나 읽고 나서 듣기엔 충격적인 말이지요. 그러니 전체 논점과 일치하지 않는 근거나 사례는 아까워하지 말고 빼세요.


똑같은 주제라도 상대방에 따라
글의 논점이 달라져야 합니다.

직장의 글쓰기는
명확한 대상이 있습니다.

그리고 많은 경우 그 대상은
우리에게 일을 시킨
그 사람이 아닙니다.

진짜 최종고객을 찾으세요.

결국, 우리의 글은
그 최종고객이 만족할 때까지
수정을 반복할 테니까요.

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