상사가 한 번에 OK할 보고서의 한 끗 기술
보고서는 첫 장부터 고통이죠.
옷을 잠글 때 첫 단추가 중요하듯이
보고서에서도 첫 장이 굉장히 중요해요.
상사가 처음으로 마주할
보고서의 첫 장을 쓰는 TIP부터
한 방에 OK될 보고서를 쓰는 방법까지!
보고서 작성 꿀팁을 모아 소개합니다.
상사가 한 번에 OK할 보고서 한 끗 기술
제목만으로 해당 장의 내용을 알게 한다.
제목은 그 자료를 읽어볼지 말지 판단하는 기준이 된다. 신문이나 잡지를 처음부터 한 자 한 자 읽어 내려가는 사람은 거의 없을 것이다. 먼저 제목을 훑어보고 읽고 싶은 기사를 골라 읽는다.
원래 제목은 ‘본문 내용을 자세히 읽어주세요’라고 주의를 끄는 간판 역할을 하지만, 제목만 읽어도 전체를 파악할 수 있도록 하는 것이 이상적인 제목의 역할이다.
예를 들어 자료가 총 10장인 경우 표지를 빼면 9장이다. 9장 각각의 제목을 휙휙 넘겨보는 데는 30초면 충분하다. 제목만으로 전체의 내용을 대략적으로 전하는 것은, 건물에 비유하자면 기둥이나 골조를 만드는 것과 같다.
제목만 쭉 나열된 목차를 읽으면 그 책의 전체 흐름을 알 수 있다. 마찬가지로 자료의 각 장에 내용을 파악할 수 있도록 장 제목을 붙이자.
‘자기자본 0원으로 시작하는 크라우드 펀딩’ → ‘모집 페이지 작성법’ → ‘페이지 방문자를 늘리는 SNS 활용법’ → ‘기부를 늘리는 특별 이벤트’
이와 같은 장 제목과 순서를 생각했다면 이것이 바로 전체 구성이 된다. 다음으로 그 제목의 장에 어떤 정보를 담을지 생각하면 된다.
제목의 레이아웃 위치를 정하는 것은 읽는 사람이 내용에 집중하게 하는 장점이 있다. ‘어디에 제목이 있는 거지? 어디가 중요한 부분이지?’ 하고 두리번거리는 수고를 덜어줌으로써 원활하게 읽어나갈 수 있고, 결과적으로 ‘YES’가 나올 확률이 커진다.
장 제목을 같은 위치에 표시한다.
잘못된 예(Before)와 전체 내용을 알수있는 제목으로 수정한 예(After)
아래 이미지 클릭 후
Before & After를 비교해보세요!
→ before 자료에서는 제목을 통해 내용도 알 수 없고, 페이지마다 제목 위치가 달라서 혼란스럽다.
After 자료에서는 제목을 통해 내용을 알 수 있어 전하고자 하는 메시지를 정확히 알 수 있다.
한 페이지에 하나의 메시지만 담는다
한 페이지에 여러 개의 그래프나 표가 들어 있는 자료를 본 적이 있는가?
‘앗, 내가 그런 식으로 자료를 만드는데’라고 말하는 사람도 있을 것이다. 특히 영업 회의 자료에서 자주 볼 수 있다. 당기와 차기, A 제품과 B 제품, 매출액과 이익 등 서로 다른 항목을 비교하거나 내용을 꽉꽉 담은 자료를 흔히 볼 수 있다.
자원 절감 차원에서 좋지 않으냐고 말할지도 모르지만, ‘메시지를 전하는’ 측면에서 보면 너무 많은 내용을 한꺼번에 담는 것은 역효과다.
물리적으로 여러 요소를 한 페이지에 집어넣기는 쉽다. 그러나 설명할 때는 하나의 내용밖에 할 수 없다. 한국어와 영어를 동시에 말할 수 없듯이, A 제품과 B 제품을 동시에 설명할 수는 없다.
당신이 ‘먼저 왼쪽 위의 그림을 보고, 마지막으로 오른쪽 아래의 그림을 봐주세요’라고 해도 상대방은 다른 그림부터 볼 수 있다. 많은 요소가 혼재하기 때문에 자신의 의도대로 이야기를 끌고 나가지 못하는 것이다. 갈 길에서 벗어나 엉뚱한 곳을 바라보는 사람에게 과연 ‘YES’라는 답을 얻을 수 있을까?
그럴 때는 자료를 두 페이지로 분할하자. 단, 한 페이지에는 하나의 메시지만 담아야 한다. 예를 들어 ‘부산 지점의 매출액 전년 대비 20% 증가’라는 메시지 옆에 ‘부산지점의 이익은 약간 감소’라는 메시지를 넣으면 호소력이 떨어진다.
2배의 정보를 집어넣었다고 생각하겠지만, ‘0’이 되어버릴 수도 있다. 이 경우 ‘버리는’ 것이 아니라 ‘분할’하자. 한 페이지에 하나의 메시지만 충분히 전달하면 상대방에게 전하고 싶은 내용이 오롯이 전해진다.
이미지도 한 페이지에 하나만 넣는다.
잘못된 예(Before)와 하나의 의미만 있는 이미지로 수정한 예(After)
아래 이미지 클릭 후
Before & After를 비교해보세요!
→ After 자료처럼 한 페이지에는 하나의 메시지를 전달하는 것이 효율적이다.
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도서 <3초 만에 통과하는 보고서> 내용 중 일부를 발췌·재구성하였습니다.