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상사가 한 번에 OK할 보고서의 한 끗 기술

조회수 2019. 5. 20. 18:46 수정
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보고서 작성 꿀팁을 모아 소개합니다.

보고서는 첫 장부터 고통이죠.

옷을 잠글 때 첫 단추가 중요하듯이

보고서에서도 첫 장이 굉장히 중요해요.


상사가 처음으로 마주할

보고서의 첫 장을 쓰는 TIP부터

한 방에 OK될 보고서를 쓰는 방법까지!


보고서 작성 꿀팁을 모아 소개합니다.


상사가 한 번에 OK할 보고서 한 끗 기술 

제목만으로 해당 장의 내용을 알게 한다.

제목은 그 자료를 읽어볼지 말지 판단하는 기준이 된다. 신문이나 잡지를 처음부터 한 자 한 자 읽어 내려가는 사람은 거의 없을 것이다. 먼저 제목을 훑어보고 읽고 싶은 기사를 골라 읽는다. 


원래 제목은 ‘본문 내용을 자세히 읽어주세요’라고 주의를 끄는 간판 역할을 하지만, 제목만 읽어도 전체를 파악할 수 있도록 하는 것이 이상적인 제목의 역할이다.


예를 들어 자료가 총 10장인 경우 표지를 빼면 9장이다. 9장 각각의 제목을 휙휙 넘겨보는 데는 30초면 충분하다. 제목만으로 전체의 내용을 대략적으로 전하는 것은, 건물에 비유하자면 기둥이나 골조를 만드는 것과 같다.


제목만 쭉 나열된 목차를 읽으면 그 책의 전체 흐름을 알 수 있다. 마찬가지로 자료의 각 장에 내용을 파악할 수 있도록 장 제목을 붙이자.


‘자기자본 0원으로 시작하는 크라우드 펀딩’ → ‘모집 페이지 작성법’ → ‘페이지 방문자를 늘리는 SNS 활용법’ → ‘기부를 늘리는 특별 이벤트’


이와 같은 장 제목과 순서를 생각했다면 이것이 바로 전체 구성이 된다. 다음으로 그 제목의 장에 어떤 정보를 담을지 생각하면 된다.


이때 중요한 것이 레이아웃과 폰트 종류, 크기 등의 형식이다. 이 책도 각 장마다 같은 위치에 제목이 들어가 있어서 어느 장을 펼쳐도 제목을 바로 알아볼 수 있다. 

제목의 레이아웃 위치를 정하는 것은 읽는 사람이 내용에 집중하게 하는 장점이 있다. ‘어디에 제목이 있는 거지? 어디가 중요한 부분이지?’ 하고 두리번거리는 수고를 덜어줌으로써 원활하게 읽어나갈 수 있고, 결과적으로 ‘YES’가 나올 확률이 커진다.


장 제목을 같은 위치에 표시한다.
잘못된 예(Before)와 전체 내용을 알수있는 제목으로 수정한 예(After)
아래 이미지 클릭 후
Before & After를 비교해보세요!

→ before 자료에서는 제목을 통해 내용도 알 수 없고, 페이지마다 제목 위치가 달라서 혼란스럽다.


After 자료에서는 제목을 통해 내용을 알 수 있어 전하고자 하는 메시지를 정확히 알 수 있다.



한 페이지에 하나의 메시지만 담는다

한 페이지에 여러 개의 그래프나 표가 들어 있는 자료를 본 적이 있는가?


‘앗, 내가 그런 식으로 자료를 만드는데’라고 말하는 사람도 있을 것이다. 특히 영업 회의 자료에서 자주 볼 수 있다. 당기와 차기, A 제품과 B 제품, 매출액과 이익 등 서로 다른 항목을 비교하거나 내용을 꽉꽉 담은 자료를 흔히 볼 수 있다.


자원 절감 차원에서 좋지 않으냐고 말할지도 모르지만, ‘메시지를 전하는’ 측면에서 보면 너무 많은 내용을 한꺼번에 담는 것은 역효과다.


물리적으로 여러 요소를 한 페이지에 집어넣기는 쉽다. 그러나 설명할 때는 하나의 내용밖에 할 수 없다. 한국어와 영어를 동시에 말할 수 없듯이, A 제품과 B 제품을 동시에 설명할 수는 없다.


당신이 ‘먼저 왼쪽 위의 그림을 보고, 마지막으로 오른쪽 아래의 그림을 봐주세요’라고 해도 상대방은 다른 그림부터 볼 수 있다. 많은 요소가 혼재하기 때문에 자신의 의도대로 이야기를 끌고 나가지 못하는 것이다. 갈 길에서 벗어나 엉뚱한 곳을 바라보는 사람에게 과연 ‘YES’라는 답을 얻을 수 있을까?


그럴 때는 자료를 두 페이지로 분할하자. 단, 한 페이지에는 하나의 메시지만 담아야 한다. 예를 들어 ‘부산 지점의 매출액 전년 대비 20% 증가’라는 메시지 옆에 ‘부산지점의 이익은 약간 감소’라는 메시지를 넣으면 호소력이 떨어진다.


2배의 정보를 집어넣었다고 생각하겠지만, ‘0’이 되어버릴 수도 있다. 이 경우 ‘버리는’ 것이 아니라 ‘분할’하자. 한 페이지에 하나의 메시지만 충분히 전달하면 상대방에게 전하고 싶은 내용이 오롯이 전해진다.


이미지도 한 페이지에 하나만 넣는다.
잘못된 예(Before)와 하나의 의미만 있는 이미지로 수정한 예(After)
아래 이미지 클릭 후
Before & After를 비교해보세요!

→ After 자료처럼 한 페이지에는 하나의 메시지를 전달하는 것이 효율적이다.


통과와 탈락을 가르는 시간 딱 3초!
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도서 <3초 만에 통과하는 보고서> 내용 중 일부를 발췌·재구성하였습니다.
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