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신입사원이라면 꼭, 업무 기본과 파일 관리하는 법

신입사원이라면 반드시 알아야 할 상식! 업무의 기본과 파일 관리법

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- 체크, 또 체크, 크로스체크, 더블체크, 언제나 체크!


대부분의 사람들은 한 번 확인해보고는 더 이상 확인하려 하지 않는다. 그러면 나중에 변경사항이 있어도 모르고 있다가 뒤통수를 맞게 된다.


회사에서 업무는 사람이 하는 것이기 때문에 업무에 대한 끊임없는 확인은 필수라 하겠다. 방금 전까지 회의에 참석하겠다고 하던 사람이 갑자기 다른 일이 생겼다며 불참하는 일이 생기기도 하고, 틀림없이 오늘 안에 처리해주겠다고 하던 부서에서 일처리가 지연되는 일도 있다.


영업부서의 경우, 물건을 사겠다고 하던 고객이 갑자기 구매를 취소하는 경우도 있을 수 있다.


생산부서의 경우, 영업부서에서 틀림없이 판매 가능하니 물건을 만들어달라고 했다가 갑자기 고객의 주문이 취소되었으니 물건을 생산하지 말아달라는 요청을 하기도 한다. (물건 생산 준비 다 해놓은 상태에서 말이다. 그럼 정말 돌아버린다.)


회계부서의 경우, 틀림없이 오늘까지 입금해주기로 했는데 은행 문닫을 때까지 입금이 안되어 있는 경우도 있다.


그래서 중요한 일에는 항상 확인이 필요하다. 상대방이 어떠한 사항에 대해 확약(Confirm)을 한다고 해도 자신의 눈으로 확인하기 전까지, 증거가 나오기 전까지는 상대방의 말을 100% 믿으면 안된다.

확인을 할 때는 당신이 먼저 확인하고,(체크)

중간에 다시 한 번 확인하라.(또 체크)

상대방과 같이 또 확인을 해보아야 하며,(크로스체크)

최종적으로 또 한 번 확인해야 한다.(더블체크)


사랑하는 사람의 마음을 매일 확인하고 싶어하듯이, 일의 진행상황이나 중요한 사항에 대해서는 계속 확인을 해야 하는 것이다. 불은 아무리 조심해도 지나침이 없듯이, 확인 작업도 아무리 해도 지나침이 없다.


대부분의 사람들은 한 번 확인해보고는 더 이상 확인하려 하지 않는다. 그러면 나중에 변경사항이 있어도 모르고 있다가 뒤통수를 맞게 된다. 당신은 신입사원답지 않게 확인에 확인을 거듭하는 모습을 보여서 상사들에게 사랑받는 신입사원이 되기 바란다.

각각의 업무용 폴더들은 업무영역, 또는 연도별로 정리되어야 하며, 파일 이름도 내용을 충실하게 설명할 수 있도록 붙여야 한다.


컴퓨터는 개인적인 사무를 위한 도구지만, 담당자인 당신이 외근을 한다거나 장기출장으로 부재시 필요한 자료를 찾기 위해 다른 사람이 당신의 컴퓨터를 사용하는 경우가 있다. 그리고 그런 경우가 생각보다 꽤 있다. 어쨌거나 회사 컴퓨터는 당신 개인만의 것이 아니다.


이런 경우를 가정해보자. 만약 A대리가 여름휴가 중이고 A대리의 컴퓨터에 있는 자료를 B사원이 검색해야 하는 상황이라고. 해당 컴퓨터의 각종 폴더 이름이 암호 같고 분류도 엉망으로 되어 있다면, B사원은 자료를 찾기 힘들 것이다. 그리고 찾아냈다 하더라도 적절한 자료인지 알 수 없을 것이다. 속으로 욕도 무진장 하겠지.


주의할 사항으로, 그리고 앞으로 당신의 업무를 체계 있게 관리하기 위해 각각의 업무용 폴더들은 업무영역, 또는 연도별로 정리되어야 하며, 파일 이름도 내용을 충실하게 설명할 수 있도록 붙여야 한다.


정보화시대답게 정보가 생명이다. 만약 당신의 생명을 아무렇게나 바탕화면에 저장한다거나 나중에 찾기 힘든 폴더에 둔다면 당신 직장 생활의 생명도 아무렇게나 방치될지 모른다.


다른 직원 누구라도 찾기 쉽도록 세부적으로 정리하기 위해 파일 이름이 길어진다 해도 걱정할 것 없다. 자료는 항상 작성일, 작성 내용이 명확하게 명시되어야 한다.


 - 잘된 파일 이름 : 2012년 12월 1일 기준 생산계획 변경사항.xls

 - 헷갈리는 파일 이름 : 12월 생산계획 관련.xls


이 글은 <신입사원 상식사전> 내용 중 일부를 발췌·재구성한 글입니다.

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