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300인 이상 사업장과 공공기업 대상으로 주당 최대 근로시간을 52시간으로 단축하는 ‘52시간 근무제’ 시행으로 기업들이 대책을 마련하고 있다. 직원들은 야근 같은 초과근무를 하지 않아도 돼 ‘저녁’이 있으며 ‘휴일’을 충분히 누릴 수 있는 삶이 가능해졌다. 하지만 근무시간 내에 모든 업무를 마쳐야하기 때문에 높은 업무집중도를 발휘해야 하는 상황이 됐다. 

기업 조직은 불필요한 시간이 소요되는 업무를 줄이고 직원들이 보다 효율적이고 생산적으로 업무를 수행할 수 있도록 기반 환경을 마련해줘야 한다. 일하는 환경과 방식 등 조직문화를 근본적으로 개선하기 위한 변화도 필요하다. 

현재 직원들이 생각하는 가장 비효율적인 업무는 무엇일까. 바로 ‘회의’다.

시스코가 미국과 호주에서 최근 진행한 설문조사 결과, 가장 비효율적인 업무시간으로 ‘회의시간’이 꼽혔다. 지식근로자들의 업무시간 가운데 평균 37%를 회의에 할애하고 있다. 응답자의 47%는 너무 많은 미팅에 참여한다고 생각하고 있고, 또 39%는 불필요한 미팅에 참석한다, 이 회의에 왜 참석하고 있는지 모르겠다고 느낀다. 심지어 절반에 가까운 47%는 미팅 시간이 비효율적 논의에 쓰인다고 답했다. 가장 큰 업무시간 낭비가 바로 회의할 때 일어난다는 것이다. 

회의만 하다 정작 업무할 시간을 빼앗기는 경우는 직장인이라면 누구나 경험해봤음직하다. 회의는 기업 업무에서 매우 중요한 시간이지만 형식적이고 비효율적으로 운영되는 경우가 많다. 그러다보니 ‘회의하다 회의주의자가 된다’라는 우스갯소리도 아닌 푸념에 가까운 말이 나돌 정도다. 

더욱이 이 조사에 따르면, 회의시간 가운데 25~50%는 항상 낭비되는 것으로 나타났다. 참석자를 기다리거나 확인하고, 회의 준비를 하는데 시간이 소요되기 때문이다. 

주 52시간 근무제 시대에서 이처럼 비효율적인 업무시간으로 꼽히는 회의 환경을 디지털 기술로 개선할 수 있다는 것이 시스코의 얘기다. 그 중에서도 클라우드 기반 영상회의를 대안으로 제시했다.

김채곤 시스코코리아 전무는 “한국의 연간 근로시간은 2024시간으로 세계 최고의 노동강도를 보이는 국가”라면서 “정부가 시행한 주 52시간 근무제는 삶의 질을 향상시키면서 기업문화를 개선하자는 취지이지만 이 제도에 맞추기 위해 유령근무, 재택근무가 이뤄지고 있기도 하다. 이 제도 시행으로 다양한 과제에 직면하는 국내 기업들이 클라우드 영상회의를 통해 업무 비효율성의 가장 큰 축을 차지하는 미팅의 효율을 개선하고 긴밀한 협업을 이룰 수 있다”고 강조했다.

시스코가 대안으로 제시한 클라우드 영상회의는 직접 만나서 대면(face to face) 미팅을 하는 듯한 경험을 구현해준다. 직접 이동할 필요도 없고 언제 어디서나 인터넷 연결이 가능한 기기만 있으면 바로 화상으로 여러 사람이 참여하는 회의(다자간 영상회의)를 가능하게 한다. 

시스코는 전세계 협업(Collaboration) 기술, 특히 영상협업 기술 분야 선두기업이다. 영상회의 솔루션으로 ‘웹엑스(WebEx)’를 제공하고 있다. 단말기를 통한 영상회의와 음성회의, 웹컨퍼런스가 모두 가능하다.

스티브 바이얼스(Steve Vials) 시스코 아태지역 협업 전략 총괄은 “회의 방식은 대면회의 외에도 음성회의, 웹회의, 영상회의 등 다양하다”라면서 그 중에서도 영상회의가 가장 나은 방식이라고 제시했다.

바이얼스 총괄은 먼저 “가장 많이 사용되는 방식이 전화를 통한 음성회의이지만 접속코드, 핀번호를 입력해야 하고 연결이 불량하거나 소음이 방해할 때도 있으며 상대방을 파악하거나 회의 참가자가 나가더라도 모를 수 있다”는 한계를 지적했다. 그러면서 “영상회의는 얼굴을 직접 볼 수 있어 면대면 회의에 가깝고, 필요한 기술이 갖춰지면 좋은 품질로 회의를 할 수 있다. 협업 기회가 많은 비즈니스 환경에서 음성도 듣고 얼굴도 보면서 할 수 있는 회의가 최고의 방식”이라고 부각했다.

시스코 웹엑스는 ▲최대 25자 동시 화면 표출로 대규모 다자간 영상회의 ▲영상회의 단말을 통한 자료 공유 및 원격 제어 ▲회의 중 화면 송출과 동시에 자유로운 판서(전자칠판), 미팅 기록이 가능하다. 

아울러 ▲시스코 메신저 솔루션 간의 자유로운 메시지 교환 ▲타사 캘린더 앱 동기화로 손쉬운 일정 관리가 가능해 미팅 일정을 효율적으로 관리할 수 있다. 데이터 암호화, 회의 암호 보호 및 네트워크 보안 프로토콜도 갖추고 있어 문서·기밀 등 중요 데이터 유출로부터 기업을 보호한다. 

맹지선 시스코코리아 상무(DTO)는 “웹엑스같은 영상회의 솔루션은 회의에 참석하기 위한 이동시간, 회의록을 정리하는 시간, 회의참석자를 기다리고 체크하는데 소요되는 비효율성을 개선할 수 있다”라면서 “모바일 업무환경과 즉각적인 협업이 가능하며, 외부의 다양한 협력사들과도 가상 협업공간에서 대규모 용량의 기밀자료를 공유하고 저장할 수 있도록 지원한다. 일하는 방식을 바꿀 수 있도록 지원한다”고 강조했다.

글. 바이라인네트워크 

<이유지 기자>yjlee@byline.network