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덜 일하고 더 성취하는 9가지 방법

경쟁력 있는 인재의 필수조건은 바로 시간관리! 장르 불문, 모든 분야에서 활용할 수 있는 덜 일하는 방법.

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우리는 늘 사무실 책상에서 쓸데없는 시간을 낭비한다. 서류는 망설이지 말고 버리자. 보관해야 할지 말지 고민하는 것은 시간 낭비다. 책상 위에 서류더미를 쌓아두고 어딘가에 있지만 결국 찾지 못하고 다시 프린트하는 일을 반복하기 때문이다. 사무실에서 서류를 찾는 시간은 의외로 길다. 한 번 더 프린트해도 일에 아무 지장이 없다는 것은 애초에 서류로 보관할 필요가 없다는 뜻이다. 이미 컴퓨터 데이터로 보존되어 있기도 하다.

● EXAMPLE

어떤 한 프로젝트가 끝나면 쌓여 있는 서류를 한꺼번에 버려서 정리하는 시간을 가져도 된다. 무언가를 버리는 행위는 다음 프로젝트로 생각을 전환한다는 의미이기도 하다.

처음 맡은 일은 자신의 머리로 생각하지 말아라. 정확성이 요구되는 업무는 무조건 다른 사람에게 묻고 시작하는 것이 좋다. 일을 할 때, 스스로 생각해야 하는 것과 다른 사람에게 물어봐야 하는 것을 적절하게 구분만 잘 해도 효율적으로 업무를 끝낼 수 있다. 정확성을 요구하는 일은 누가 봐도 최종적으로 같은 결론을 낼 것이니, 혼자 끙끙대지 말고 물어보는 편이 더 빠르다.

● EXAMPLE

우리 곁에는 조언해줄 사람들이 많다. 다른 이들로부터 얻을 수 있는 멋진 아이디어, 제안, 의견들을 내 업무에 잘 적용하는 것도 내 업무를 빠르게 처리하는 방법 중 하나다. 유사 시에 도움 받을 리스트를 미리 준비해두는 것도 좋다.

대부분의 사람들이 일이 굉장히 바쁠 때 출근하자마자 오늘 해야 할 일의 리스트부터 작성하라고 말한다. 하지만 일이 너무 많을 때 먼저 해야 할 것들의 리스트를 작성하다 보면 완수해야 할 일만 늘어날 뿐이다. 차라리 오늘 절대 하지 말아야 할 일부터 정하자. 일을 방해하는 유혹의 요소들만 제거해도 효율적으로 일할 수 있다.

● EXAMPLE

예를 들면, 오늘 일을 빨리 끝내기 위해 인터넷 서핑을 하지 않겠다거나, 이번 주는 바쁘니 술자리에 참석하지 않겠다는 큰 그림을 그린 후, 하지 않을 일부터 제거하는 것이 일에 더 집중할 수 있도록 돕는다. 집중할 시간을 정해놓고 스마트 폰을 1~2시간 멀리하는 것도 좋다.

상사에게 무언가를 제안할 때 자신의 모든 생각을 서면에 담지 않고 80%만 담는 기술이다. 꼭 완벽하게 준비해 상사에게 가져가려다 데드라인에 늦거나 중간 보고를 하지 않아 상사를 불안하게 만드는 경우가 있다. 나머지 20%는 굳이 집어넣지 않고 상사에게 받은 조언을 더해 완성해도 된다. 상사의 비판이나 새로운 제안을 받아들일 여지를 열어두는 것이다.

● EXAMPLE

상사의 제안에 따른 변경 사항을 흡수하고 원래의 내 제안과 원활하게 조합하자. 그 후 꼭 보태야 하는 태도가 있다. “부장님의 조언을 듣고 수정하니 덕분에 내용이 충실해졌어요. 감사합니다”라는 감사의 인사를 잊지 않는 것이다. 상사가 원하는 방향을 제안서에 넣을 수 있을 뿐만 아니라 상사와의 관계도 원만히 만들 수 있다.

업무상 속도를 분해하면 일을 시작하고 나서의 속도와 시작하기까지의 속도로 나뉜다. 혹시 일주일 후가 기한인 업무를 6일째부터 시작하고 있지는 않나. 정확도도 당연히 중요하지만 일에 착수하는 속도가 빨라야 끝맺음이 빠르다. 주어진 업무의 스타트 타이밍을 잘 조절한다.

● EXAMPLE

아침에 출근해서 바로 일을 시작하는 사람은 거의 없다. 대부분 인터넷으로 뉴스를 읽거나 마실 커피를 사러 간다. 그 후에는 동료와 잡담을 나눈 후에 일을 시작한다. 그러나 오전 시간이 업무 효율을 가장 높일 수 있는 시간대라는 것을 잊어서는 안 된다. 점심을 먹은 후부터는 졸음이 밀려오고, 회의와 미팅에 끌려 다녀야 한다. 최대한 오전시간을 효율적으로 활용해야 워라밸을 사수할 수 있다.

일에 집중을 잘 하는 사람들은 어떤 특징이 있을까? 바로 몰입력이 좋다는 것이다. 몰입력을 키우기 위해서는 육체처럼 정신적인 에너지도 관리해야 한다. 어떤 생각을 하면 뇌는 자동으로 몸에도 반응을 일으키기 때문이다. 마인드 컨트롤을 통해 정신적 에너지를 관리하는 노력과 연습이 쓸데없이 소모되는 에너지를 줄이도록 할 것이다. 이렇게 모인 에너지는 또 다른 몰입에, 또는 워라밸을 위해 활용할 수 있다.

● EXAMPLE

오후에 중요한 운동 시합이 있다면 보통 오전에 컨디션 조절을 위해 육체 활동을 최대한 자제한다. 최적의 몸 상태를 만들기 위해 긴장을 푸는 등 워밍업도 한다. 오후에 중요한 회의나 발표가 있는 경우에도 마찬가지다. 최적의 정신 상태를 만들기 위해 오전에 최대한 잡생각을 줄여서 오후에 정신적 에너지를 극대화해야 한다.

부탁이나 상사의 추가 업무 지시는 꼭 퇴근 후 저녁 약속이 있거나, 빨리 퇴근하고 싶은 날에 들어온다. 사전에 거절하는 연습을 하지 않은 사람들은 부탁이 들어오면 당황해서 나도 모르게 수락하고 알 수 없는 일거리 때문에 쓸쓸히 야근을 한다. 그러니 평소에 거절하는 연습이 필요하다. 항상 거절하기 위한 첫 문장을 준비하자. 당황하지 않고 모든 부탁의 순간에 공통적으로 활용할 수 있도록 말이다. 이렇게 거절을 연습하면서 나중에는 ‘못 해요’가 아닌 ‘안 해요’라고 말하며 단호하게 거절할 줄도 알아야 한다.

● EXAMPLE

누군가가 부탁을 했을 때 이렇게 대화를 시작하자. “아, 그래? 근데 내가 잘 이해 못 한 것 같은데 다시 설명해줄 수 있어?”라고 말하거나 “잠깐만, 이게 언제까지라고 했지?”라고 말하며 부탁을 수락하지 말고 일단 한 발자국 물러나 내가 이일을 할 수 있는 능력과 여력이 되는지를 빨리 생각하는 것이다. 부탁을 들어준 것처럼 보이게 하는 방법도 있다. 그 분야의 책이나 전문가를 소개시켜주거나 검색을 이용하라고 말한다면 상대가 기분 나쁘지 않게 거절할 수 있다.

제시간에 퇴근하는 가장 기본적인 방법은 지각을 하지 않는 것이다. 10분 일찍 나와 메일 하나라도 더 처리하면 좋겠지만, 그게 어려운 부엉이 타입이라면 일단 절대 지각하지 않는 것을 목표로 하자. 지각하지 않으려면 정해진 대로 움직이는 자신만의 매뉴얼을 만들고 출근하기 전날 밤부터 실행해야 한다. 모든 공정을 정확하면서도 요령 있게 끝내고 빨리 잠자리에 들자. 가장 먼저 퇴근해서 잠자리에 들기 전까지 내 동선의 매뉴얼을 만들어볼 것. 집에 돌아와서 하고 싶은 일이나 해야 할 일을 적으면 된다. 할 일의 순서가 정해져 있으면 무엇을 해야 할지 헤매지 않는다. 매일 같은 행동을 하기 때문에 점점 동선이 다듬어져 동작도 빨라질 것이다.

● EXAMPLE

퇴근 후 집에 돌아와 욕조에 몸을 담근 후, 기초 피부 손질을 하고 안주와 맥주를 마시고 양치질을 한 후 잠에 드는 사람이라 가정하면, 시간이 가장 오래 걸리는 것은 목욕이다. 이렇게 동선을 파악하면 집에 돌아와 가장 처음 해야 할 일이 정해진다. 집에 돌아오자마자 화장도 지우지 않은 채 TV를 켜는 게으름을 피우지 않고 바로 욕조에 온수를 받게 될 것이다.

칼퇴는 왜 이루어지지 않는가. 대부분은 어떤 일을 미루는 습관 때문이다. 일을 미루지 않으려면 그 일을 내가 실행해야 할 명분을 분명히 해야 한다. 보통 실행 목표를 세우고 세부 과제를 정하는데 이는 일차원적이고 단순한 방법이다. 내가 일을 더 빨리, 잘 해내기 위해서는 이보다 더 고차원적인 의도가 필요하다. 목표를 정할 때, 그것을 언제 실행에 옮길지 어디에 있을 때 수행할지 구체화한다면 실행력이 높아진다.

● EXAMPLE

매일 접하는 이메일을 열 때의 철칙을 정해보자. 우리가 선택할 수 있는 것은 단 두 가지다. 지금 당장 답장을 하거나, 삭제하거나 둘 중 하나다. 중간은 없다는 말이다. 이런 식으로 여러 규칙을 만들어 스스로 적용한다면 지긋지긋한 미루기 습관을 어느 정도 고칠 수 있다. 일상에서도 마찬가지다. 나는 책을 읽을 것이란 단순한 목표는 누구나 할 수 있다. 다만 이를 진짜 실행에 옮길 사람은 이렇게 목표를 정한다. 지하철을 타고 이동할 때, 퇴근 한 후 집에서 30분은 반드시 책을 읽을 것이라고 말이다.

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