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업무용 이메일로 보내서는 안되는 것 8가지

조회수 2017. 12. 4. 17:12 수정
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오늘날 이메일은 업무용 소통의 가장 보편적인 방식입니다. 간편하고 빠르며, 확실한 의사소통을 할 수 있는 효율적인 방법이죠. 그러나 업무용 이메일을 너무 쉽게 판단한 나머지 벌어지는 실수들도 많습니다. 

양식이 지켜지지 않은 업무용 이메일은 수신하는 사람에게 큰 스트레스를 유발하기도 하는데요. 혹시 평소에 잊고 있던 실수는 없는지 한번 확인해봅시다.

# 용량이 지나치게 큰 첨부파일

꼭 필요한 경우를 제외하고, 용량이 지나치게 큰 첨부파일을 포함한 이메일은 수신자가 꺼리는 것 중 하나입니다. 일 분 일 초가 바쁜 업무시간, 10분 이상 걸리는 다운로드 시간을 인내하고 받아볼 만큼의 여유가 없기 때문이죠.

# 부적절한 유머

적절한 농담은 긴장된 업무 분위기를 풀어줄 수 있는 효과적인 방법입니다. 그러나 상황에 맞지 않는 지나친 유머를 사용하진 않는지, 항상 검열해보시기 바랍니다. 성차별, 인종 차별 등의 부적절한 농담들은 심각한 경우 직장에서 당신에게 불이익을 줄 수도 있다는 것을 명심해야 합니다.

# 기업의 기밀 정보

기업의 정보를 제한 없이 발설하는 것은 두 번 생각할 필요도 없는 금기 행동입니다. 하지만 여전히 이메일을 통해 노출되어서는 안 되는 정보들이 오가는 실수는 빈번하게 발생하고 있는데요. 업무를 할 때에는 항상 정보 보안을 위해 힘쓰시기 바랍니다.

# gif 파일

흔히 ‘움짤(움직이는 그림)’이라고 불리는 gif 파일들이 있습니다. 온라인상에서 글을 작성할 때 조금 더 풍부한 내용을 위해 추가하곤 하는데요. 업무용 이메일에는 전혀 적절하지 않습니다. 너무 많이 첨부될 경우 로딩이 오래 걸리는 불편함도 있으며, 상대방은 당신을 프로페셔널하지 않은 사람이라고 생각할 것입니다.

# 이직을 위한 이력서

이직을 위한 법칙 중 한 가지, 옮겨갈 곳이 확실히 정해지지 않았을 때 미리 몸담고 있는 곳에서 발을 빼지 말 것입니다. 그러나 부주의한 실수 중 하나로 업무용 이메일 계정을 통해 이직을 위한 이력서를 타 기업에 전송하는 일도 있습니다. 공과 사는 철저히 구분하고, 이직은 더욱 신중하고 철저하게 계획할 것을 추천합니다.

# 나쁜 소식

해고 등의 나쁜 소식들은 실제로 얼굴을 보고 말하는 게 힘든 것이 사실입니다. 그러나 이런 소식들은 이메일이 아닌 구두로 전하며 실시간으로 상대방의 감정을 보듬어 주는 것이 좋습니다. 이메일과 같은 간접적인 방법으로 소식을 전해 들을 때의 잔인함과 부작용은 이루 말할 수 없습니다.

# 설명, 토론이 필요한 중요한 사안들

자세한 설명, 혹은 동료와의 적극적인 토론을 통해 이루어져야 하는 업무상 중요한 사안들은 이메일이 아닌 실제 대화로 진행해야 합니다. 아무리 정확하며 효율적인 방법이라도, 직접 만나 대화를 하는 것보다 빠른 해결책은 없습니다.

# 부정적인 피드백

업무상 꼭 해야 하는 비판이나 부정적인 피드백 또한 이메일을 통해 전송해서는 안됩니다. 비판을 수용해야 하는 사람에게는 일방적이고 불공정한 방법이며, 얼굴을 마주 보며 대화할 때보다 더욱 부정적이고 가혹한 평가가 내려지게 마련이기 때문입니다.

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